Выпадающий список — это полезный инструмент, служащий для сужения объема вводимых данных и упрощения работы. С его помощью можно выбирать значения из предопределенного списка, уменьшая вероятность ошибок и опечаток. Рассмотрим подробно, как создать раскрывающийся список в Excel.
Как выглядит список
В самом простом варианте списка, при попадании в ячейку для ввода данных, справа от нее отображается значок в виде треугольника, при нажатии на который выпадает список для выбора нужного значения.
Создание списка и работа с ним
Для создания подобного списка необходимы следующие действия:
- Выделить область для ввода данных. Область можно задать любую: одну ячейку, строку, столбец, выделенный диапазон, весь лист.
В примере на рисунке ниже мы пишем наименование столбца данных «ЗАПЧАСТЬ» в ячейке A1, затем переходим на ячейку A2 и нажимаем одновременно клавиши Сtrl+Shift+?. Будет выделен весь столбец A до дна таблицы, кроме ячейки с названием. - Не снимая выделение области, нажать на закладку «Данные» – пиктограмма «Проверка данных» – строка «Проверка данных».
- Появится окно «Проверка вводимых значений». Здесь необходимо выбрать в поле «Тип данных» параметр «Список» и нажать на пиктограмме справа от поля «Источник».
- Окно свернется, как показано ниже. Необходимо выделить область с предопределенными данными. Она может находиться на том же листе, на других листах, в другом файле. В примере, эта область размещена на Листе 2. Переходим на Лист 2 и выделяем область исходных данных мышкой или комбинацией клавиш Shift+?+Сtrl.
- Чтобы окно развернулось, необходимо нажать на пиктограмме справа (показано зеленой стрелкой на рисунке выше). Окно примет следующий вид, где в поле источник отобразится диапазон контрольного списка для выбора позиций. Диапазон и данные исходного списка можно будет менять в дальнейшем. Нажимаем ОК – и каждая ячейка столбца для ввода данных при переходе на нее приобретает справа пиктограмму-треугольник. При нажатии на нее выпадает список данных из выделенного источника. Достаточно будет мышкой выбрать нужную запись.
- Для удобства пользователей ячейки можно снабдить подсказками (необязательно). Для этого нужно снова выделить область ввода, снова нажать на закладку «Данные» – пиктограмма «Проверка данных» – строка «Проверка данных» (описано в пп. 1 и 2 выше). Выбрать закладку «Сообщение для ввода» и заполнить поля «Заголовок» (не обязательно) и «Сообщение». В примере мы заполнили словами «Подсказка» и «Выберите наименование запчасти из выпадающего списка». После нажатия ОК каждая ячейка из диапазона будет иметь примечание, которое будет появляться при переходе на нее.
- Несмотря на наличие списка, пользователь может намеренно или случайно вбить в ячейке ввода произвольные данные, если вместо выбора из списка начнет печатать с клавиатуры.
Запретим делать это. Для этого по аналогии с п.6 выделим область, вызовем снова панель «Проверка данных» и выберем закладку «Сообщение об ошибке». Надо будет:
- поставить галочку рядом с надписью «Выводить сообщение об ошибке»;
- выбрать вид действия при ошибке: «останов», «предупреждение» или «сообщение»;
- заполнить поле «Заголовок» (необязательно) и ввести текст в окне «Сообщение».
В примере, мы выбрали действие «останов», заполнили заголовок «Ошибка!!!» и сообщение «Выберите наименование из выпадающего списка мышкой, щелкнув на значке треугольника справа от ячейки».
Нажимаем ОК.
После этого, ввести неверные данные невозможно, при подобной попытке будет всплывать окно с сообщением об ошибке.
Теперь работа по созданию области ввода с выпадающим списком в ячейках завершена. Осталось только ввести и проверить исходные данные для выбора.